Actueel

Column: Exponentieel organiseren

ma 30 aug 2021 - Guido van de Wiel

Geef een team de opdracht om met behulp van een stapel materialen – hout, touw – met zijn allen een brede rivier over te steken. De oplossingen die op dit vraagstuk loskomen zijn in negen van de tien gevallen die van een brugconstructie. Geef datzelfde team de opdracht om een niet te diepe maar wel uitgestrekte natuurplas over te steken met behulp van dezelfde stapel materialen, dan blijkt het denken in termen van een vaste brug niet meer te volstaan.

In hoeverre denk jij wel eens na over je dienstverlening en hoe je die radicaal schaalbaar zou kunnen maken? Wat voor ingrepen zijn er in je organisatie nodig om niet 20 klanten gelijktijdig te bedienen, maar 200 of 2000 klanten, zonder dat je zelf aan de beademing of hartbewaking moet na afloop?

Een succesvolle pilottraining, en dan …
Een voorbeeld. Je bent een ICT-opleider en jou wordt gevraagd om een pilottraining te ontwikkelen om mensen met een nieuw ICT-pakket te laten werken. Je ontwerpt een training en duikt een zaaltje in met je twaalf eerste deelnemers. Hoera! Ze zijn enthousiast. Met fantastische evaluaties sluit je die pilot af.

Jouw briljant ontworpen dagopleiding is zo goed bevallen dat er een vervolgaanvraag komt. Als die zich nu beperkt tot het trainen van honderd mensen in twee maanden, zou je je bestaande oplossing gewoon kunnen doorzetten en hoef je er ook niet extra over na te denken. Het zou zijn geweest als bij dezelfde rivier dezelfde brug een keer of tien op en neer te lopen. Bij de vraag om duizend man door heel Nederland in anderhalve maand te trainen, zou je – mede gezien je eigen agenda – al naar extra steunstructuren moeten zoeken, zoals het inschakelen van collega’s. Dat is de oplossing waarbij je een tweede, derde en vierde brug naast de eerste gaat bouwen.

Er zijn in de praktijk natuurlijk altijd meerdere manieren waarop je via een tijdelijke, nieuwe structuur aan een groeiende klantvraag kunt blijven voldoen. In de case na de pilottraining is dat bijvoorbeeld door met de opdrachtgever een intern train-de-trainer-traject samen te stellen. Je leert de klant met hun eigen mensen deze opleiding zelfstandig in hun organisatie te geven. Je kunt er in dat geval voor kiezen om te werken met licenties, zodat de ander het recht krijgt om je goederen of ideeën te gebruiken. Uiteraard blijft hier de uitdaging om het kwaliteitsniveau op alle plekken voldoende hoog te houden... 

Naast de mogelijkheid om een train-de-trainer op te tuigen, bestaat er nog een andere tijdelijke structuuroplossing waarmee je je schaalbaarheid redelijk kunt vergroten én je kwaliteit kunt garanderen. Bied de training via Zoom-sessies online aan. Daarmee win je in ieder geval je reistijd terug. Zo vroeg ik onlangs een bevriende spreker in hoeverre zij in de coronatijd last heeft gehad van veel minder aanvragen voor lezingen. Zij antwoordde: integendeel. Doordat alles online moest, viel reistijd weg en kon ze ineens drie lezingen per dag aannemen. Daarbij kon ze met hetzelfde gemak ineens ook aanvragen uit het buitenland honoreren. Maar nog steeds was haar live aanwezigheid nodig, gewenst en overigens contractueel bepaald.

Exponentiële aantallen, exponentieel organiseren
Het wordt pas echt interessant als de aanvraag in kwantiteit zelfs alle reguliere steunstructuren voorbijstreeft. Geen rivier oversteken, geen hele brede rivier oversteken, maar een hele natuurplas. Getallen die de honderd man of duizend man ver te boven gaan. Ja, wat nu als, naar aanleiding van je pilot, de vervolgvraag luidt: of jij binnen twee maanden 10.000 man uit dat internationale bedrijf wilt trainen? De vraag is in hoeverre jij dan tot werkelijk nieuw denken in staat bent. Of beter gesteld: pas dán moet je wel fundamenteel anders gaan nadenken over je diensten en producten. Hoe zou je kunnen voldoen aan deze vraag uit de markt? Als dat je nieuwe realiteit is, weet je één ding zeker. De aanvraag is dan zover opgerekt dat deze niet meer bij je huidige manier van organiseren, inrichten, bemensen en plannen past. Ook Zoom-trainingen of train-de-trainer-trajecten zouden tekortschieten. Het belangrijkste wat als eerste dient te sneuvelen, is dan het denken in een 'vaste brug' (vast trainingszaaltje, klein groepje).

Los van de mogelijke oplossingen – en los van de vraag of je wel in zou willen gaan op een aanvraag die duizend keer de omvang heeft van je reguliere werkproces – helpt deze manier van denken om eens vrij te associëren over je business; en om andere, strategische denkroutes te ontwikkelen die anders afgesloten zouden blijven.

Flipping the conference room
Inhoudelijk gezien ga je ineens de oplossing zien om je training geheel en al digitaal te gaan aanbieden, waarna een onbeperkt aantal deelnemers in hun eigen tijd en op hun eigen werkplek de training zouden kunnen volgen. Flipping the conference room dus: zorg dat je de inhoud van de training indeelt in een aantal modules, maak een digitale leeromgeving, breng een duidelijke volgorde aan, neem instructiefilmpjes op, zet er toetsvragen in en ondersteun het geheel met een aantal extra filmpjes die je automatisch twee weken na afloop opstuurt aan deelnemers, waarin je de belangrijkste Frequently Asked Questions (FAQ) behandelt.

Deze opbouw is robuust en verschuift bovendien je dienstverlening van uurtje-factuurtje naar het zeker stellen van een structureel, zogenaamd passief inkomen. Je dienstverlening, je omzet en je winst zijn dan niet meer afhankelijk van jouw aanwezigheid, maar komt los van jou of je mensen te staan. Je dienstverlening loopt door, ook als jij in je hangmat ligt. 

Schaalbaarheid en haalbaarheid
Hoe schaalbaar een organisatie-inrichting is, kun je toetsen door na te gaan in hoeverre je het aantal deelnemers zonder problemen verder omhoog kunt schroeven. Hoe schaalbaarder, des te minder extra inspanningen je hoeft te doen, ook als de vraag naar je dienst flink toeneemt. En wat voor een dienst geldt, geldt ook voor producten. Zo is het concept van een e-book eenvoudiger schaalbaar te maken dan het concept van een fysiek boek. Een fysiek boek moet nog gedrukt worden; een e-book kan, zodra het eenmaal is opgemaakt en in een webshop te koop staat, 'oneindig' verkocht worden.

Om de verschillende vormen van schaalbaarheid te toetsen in je eigen organisatie, kun je de volgende test doen. Stel jezelf de vraag: hoe zou jij je organisatie gaan vormgeven als het aantal klantaanvragen, het aantal gewenste nieuwe businessplannen – of bijvoorbeeld het aantal klachten – met een factor 10, met een factor 100 of zelfs met een factor 1000 zou toenemen? Een verduizendvoudiging kun je doorgaans niet meer oplossen met je huidige manier van organiseren. Heb je die oplossing, kijk dan of er waarde in zit om die andere oplossing nu al te gaan implementeren in je organisatie. Misschien leidt die oplossing alleen maar af; misschien is het precies wat je nodig hebt om eindelijk te gaan doen wat echt belangrijk is.

Een brug te ver?
Ik ben je nog een antwoord verschuldigd op de vraag waar ik deze column mee begon: hoe kun je met een beperking aan materialen een hele natuurplas oversteken? Bouw in plaats van één vaste brug, twee verplaatsbare constructies in het water, waar je precies met het team oppast. Je zet de twee constructies naast elkaar in het water. Je klimt met het team in de eerste mobiele constructie, zet de tweede constructie hand over hand voor de eerste, stapt over op de tweede, tilt de achterste constructie weer naar voren en zo 'loop' je hoog en droog genoeg over het water.

Mocht je na het lezen van deze column toch nog steeds alleen een brug willen bouwen, til er dan niet te zwaar aan.


Guido van de Wiel (Wheel Productions) is organisatiepsycholoog, (schrijf)coach en ghostwriter. Hij is onder meer verbonden aan Verdraaide organisaties en de Veranderbrigade. Onlangs verscheen bij Kloosterhof zijn nieuwste boek Van meetbaar naar merkbaar, van duurzaam naar dierbaarEerder schreef hij boeken zoals Durf het verschil te maken, Organiseren met toekomst en Innoveerkracht. www.wheelproductions.nl


Geef hieronder uw reactie op dit nieuwsitem

Leave this one empty:
Naam:
Don't fill in data here:
Reactie:
Don't put anythin in here:
CAPTCHA Image

Aart Brezet - donderdag 9 september 2021

Bij een plas zou ik met hout en touwen een vlot bouwen ;). Ook een voorbeeld van een ander concept met hetzelfde materiaal als de situatie veranderd.