Actueel

Decisions by Design: in vier stappen naar resultaatgerichte besluitvorming  

di 18 okt 2016 - Marjolijn de Graaf

‘Wat maakt van samenwerkende mensen een organisatie? Het antwoord is: besluitvorming. Organisaties zijn doordrenkt met besluitvorming.’ Deze uitspraak is van Martin Hetebrij (Hetebrij, 2011) en geeft het belang van besluitvorming aan. In deze blog introduceert de auteur een raamwerk om in vier stappen te komen tot resultaatgerichte én gedragen besluiten.

De uitdaging van groepsbesluiten
Besluitvorming is een complex proces. Niet in de laatste plaats omdat er steeds meer betrokkenen zijn. Het is daarbij soms lastig om managers, medewerkers, ketenpartners, klanten en leveranciers op één lijn te krijgen. Het is uitdagend om alle verschillende belangen in de besluitvorming een stem te laten hebben en commitment te bereiken. Maar de veelheid van stakeholders en belangen is niet de enige reden waarom besluitvorming vaak als complex ervaren wordt. Kijk maar eens naar de volgende situaties:

  1. In de praktijk vindt het denken (besluiten) en doen veelal nog gescheiden plaats;
  2. de beslisser is vaak inhoudelijk niet de meest deskundige (en de inhoudsdeskundige meestal niet beslissingsbevoegd), en;
  3. het is niet altijd duidelijk of er nu wel echt een besluit is genomen, laat staan of alle stakeholders daar dan wel achter staan.

Vergelijk je de besluitvorming met het besturen van een auto, dan komt het erop neer dat we met veel mensen tegelijkertijd aan het stuur zitten, dat we sturen en gasgeven gescheiden hebben, dat de beste chauffeur zomaar achterin kan zitten, dat we niet altijd zeker weten óf er wel definitief iemand aan het stuur heeft gedraaid bij het ingaan van een bocht. Op de valreep vraagt iemand vanaf de achterbank dat de eindbestemming toch achter ons ligt?

De kwaliteit van besluitvorming is van grote invloed op de slagvaardigheid en wendbaarheid van organisaties. Net zoals de kwaliteit en de coördinatie van het sturen uitmaakt of je wel veilig en vlot op je plaats van bestemming komt.

Wie het weet mag het zeggen
De wijze waarop we werken is ondertussen aan verandering onderhevig: Het Nieuwe Werken, het Rijnlandse denken, Nieuw Organiseren of Het Nieuwe Plannen. Tegenwoordig worden organisaties platter: managementlagen verdwijnen en de verantwoordelijkheden worden zo laag mogelijk in de organisatie belegd. Overal zie je zelfsturende teams opduiken. Wat betekent dat in de praktijk voor de besluitvorming in de organisatie? En hoe gaat dat met de scheiding die veelal bestaat tussen degene met de meeste deskundigheid en degene met de beslissingsbevoegdheid (zie situatie 2 hierboven)?

Het is de trend om te verschuiven van ‘wie de baas is mag het zeggen’ naar ‘wie het weet mag het zeggen’. De verantwoordelijkheid over het werk komt daarmee steeds meer bij de professional te liggen. Er bestaat echter een grote afstand tussen besluit en uitvoering en deze kloof maakt genomen besluiten onwerkbaar in de praktijk. De genomen besluiten vanuit de  directiekamer zijn niet voldoende getoetst met behulp van inbreng van de kennis en ervaring van de werkvloer. Zijn de besluiten goed gefundeerd, motiverend, betekenisvol en haalbaar? Er is behoefte aan een besluitvormingsmodel waarin degenen die verstand van zaken hebben, ook de inbreng kunnen hebben die recht doet aan die kennis. De mogelijkheid voor een open gesprek, waarin ruimte is voor alle relevante argumenten en gevoelens over de te nemen besluiten. De vraag is: hoe krijg je de verschillende lagen in een organisatie nu aligned? Met als doel om een zo compleet mogelijk beeld van de situatie te krijgen, opdat dat besluit genomen wordt wat leidt tot het hoogst haalbare resultaat. Hoog tijd om evidence based werken en practice-based evidence aan elkaar te verbinden.

Hoe neem je nu betere, gedragen besluiten? Een hulpmiddel kan zijn om Decisions by Design toe te passen. Hierbij doorloop je met een groep stakeholders vier stappen.

Gezamenlijk ontdekken van het hoogst haalbare besluit
Decisions by Design is een eenvoudig en krachtig instrument om via actieve participatie tot gedragen besluiten te komen. Vier ontwerpstappen leiden jou als veranderaar gezamenlijk en interactief met de stakeholders naar cruciale en gedragen beslissingen, waarin alle verschillende perspectieven en werkelijkheden erkend zijn:

  1. Feiten delen
  2. Reflecteren
  3. Nieuwe inzichten
  4. Beslissen

Als veranderaar ontwerp je vier soorten vragen die overeenkomen met de vier stappen in het besluitvormingsmodel:

  1. Feiten delen: je stelt die vragen die de groep aanzet tot het objectief beschouwen van alle feiten over het vraagstuk. Wanneer we de informatie van alle betrokkenen verzameld hebben, is de uitkomst van alle antwoorden de geïntegreerde werkelijkheid op het vraagstuk. Bijv.: Wat heb je gezien? Welke zaken vallen je op? Wat is er (niet) gebeurd?
     
  2. Reflecteren: je stelt die vragen die een onmiddellijke persoonlijke reactie op de feiten oproepen. Dit kunnen soms emoties of gevoelens zijn, of verborgen beelden en associaties die iemand blijkbaar aan de feiten koppelt. Bijv.: Wat verraste je? Wat vond je lastig? Welke ervaringen doen je hieraan herinneren?
     
  3. Nieuwe inzichten: je stelt vragen die betekenissen, waarden, belangen en implicaties oproepen. Wanneer de groep bedoeling en betekenis toeschrijft aan de externe (feiten) en interne (reflecties) informatie kunnen er nieuwe inzichten ontstaan. Bijv.: Waar gaat het echt om? Wat betekent dit voor ons? Wat leren we hiervan?
     
  4. Beslissen: je stelt die vragen die een oplossing aan het licht brengen, zodat de interactie kan convergeren richting afronding en de groep in staat wordt gesteld om voornemens over de toekomst te formuleren. Bijv.: Wat is ons gezamenlijke antwoord? Welke besluiten roept dit op? Wat zijn de vervolgstappen?

Maak van een opgelegde verandering een gedragen toekomst
Het ontwerpproces voor groepsbeslissingen kan helpen om van complexe tot complete besluitvorming te komen. Om een procesmatige benadering resultaatgericht te maken. Om van een opgelegde verandering een gedragen toekomst te maken. Decisions by Design kent vier stappen, waarin wordt bereikt dat: 

  • alle stakeholders een gedeeld beeld hebben van de werkelijkheid, zowel van het probleem als van de gewenste situatie,
  • de impact en betekenis van het vraagstuk met elkaar is ontdekt,
  • alle stakeholders de juiste besluiten nemen om hun gewenste situatie te bereiken.

Dit is een voorpublicatie uit het boek Decisions by Design dat in april 2017 uit komt bij uitgeverij Vakmedianet. Marjolijn de Graaf (1971) is procesarchitect. Vanuit haar kennis als psycholoog en veranderkundige heeft zij vooral aandacht voor een ecologische veranderaanpak. Samen met Edwin de Graaf zijn zij de motor achter Impact Company. Impact Company faciliteert veranderaars en leiders naar succesvol organiseren met blijvende impact en meer betrokkenheid.

Hetebrij, M. Een goed besluit is het halve werk. Van politieke spelletjes tot excellente besluitvorming. Gorcum. 2011.


Geef hieronder uw reactie op dit nieuwsitem

Leave this one empty:
Naam:
Don't fill in data here:
Reactie:
Don't put anythin in here:
CAPTCHA Image

Nog geen reacties geplaatst