Actueel

Wacht even, een Automatic Out of Office??

di 22 aug 2017

De zomervakantie stond een paar weken terug weer voor de deur! En wat staat er elk jaar weer onderaan op mijn to-do-lijstje op de vrijdag voordat ik op vakantie ga? Yes, het aanzetten van de Automatic Out of Office reply. Eerst worstel ik me door het ritueel van ‘waar-zat-die functie-ook-alweer-in-outlook’, vervolgens pas ik wat data aan, nog even een spellingscontrole en gefixt. Maar dit jaar ging het er iets anders aan toe. Net voordat ik op de OK-knop wilde drukken, schoot de volgende vraag door mijn hoofd: ‘waarom stel ik eigenlijk zo’n reply in?’. Dat laatste actiepunt werd alsnog een reflectiepunt. Er kwam een to-do-punt bij, namelijk: reflecteren op mijn bijna afgeronde laatste actie voor de vakantie. Het ging dus toch wat langer duren dan ik had bedacht …

Goed, de waaromvraag. Een vraag die ik ook vaak stel in mijn werk aan onze opdrachtgevers om er achter te komen wat ze werkelijk belangrijk vinden en waar ze zelf ook echt hun verantwoordelijkheid voor willen nemen. Nu stelde ik die vraag dus aan mijzelf in het licht van de Automatic Out of Office reply.

Ieder jaar weer neem ik mijn e-mailers mee in het feit dat ik op vakantie ben en dus slecht bereikbaar. Maar vind ik zelf dat ik anno 2017 met een dergelijke tekst aan kan komen? In een tijdperk waar men zelfs in de droogste woestijn van de wereld nog wifi schijnt te hebben.

Ik besef me op die vrijdagmiddag dat ik het wel of niet beantwoorden van e-mails eigenlijk niet wil laten afhangen van de aanwezigheid van wifi. Maar wat vind ik dan wel belangrijk? Dat ik even niet aan werk hoef te denken. Dat ik even niet het gevoel heb dat ik paraat moet staan. En dat ik met de volle aandacht bij mijn vrienden en familie kan zijn.

Wat nog meer in me opkomt is dat ik het belangrijk vind dat ik me niet volledig afsluit van werk. Ik wil er wel zijn voor opdrachtgevers wanneer er urgente zaken spelen. Maar hoe kan ik daar nu verantwoordelijkheid voor nemen? Gelukkig is er tegenwoordig WhatsApp of sms. Ik hoef dus niet in mijn inbox te kijken, want de e-mailer kan me alsnog bereiken.

Et voilà, op de valreep van de vakantie is het denken nog even extra geactiveerd. Zo werd mijn nieuwe Automatic Out of Office geboren:

Hoi! 
Tot en met 14 Augustus ben ik niet aan het werk, maar op vakantie in Chili en Bolivia.
Ik kan nu wel zeggen dat ik beperkte toegang tot mijn e-mail heb en niet of nauwelijks kan reageren, maar het is 2017, dus ik heb vast de beschikking over wifi! Ik heb voor deze keer besloten (en ook beloofd aan mijn familie en vriend) dat ik zo min mogelijk aan het werk ben. 
Dus ik leg de verantwoordelijkheid ook een beetje bij jou neer. Als je e-mail echt urgent is en je een reactie nodig hebt, stuur mij dan een sms/WhatsApp. Dan probeer ik z.s.m. mijn e-mail te checken en jou van een reactie te voorzien. 

Is het niet urgent, dan zie/spreek ik je over een week/twee weken/of langer graag weer!


Achteraf kreeg ik positieve reacties op deze autoreply. Met name op de nuchterheid van de boodschap. En uiteraard, ik ben door niemand gestoord op mijn vakantie. Zo urgent als veel zaken zich voordoen tijdens het werk, zo relatief blijkt het te zijn gedurende de vakantie. Sterker nog, volgens mij kan ik prima een half jaar weg binnenkort. Met bovenstaande autoreply zeker.

Paulien Schimmer werkt als organisatieadviseur bij de Veranderbrigade. Ze studeerde pedagogiek en sociale wetenschappen. Ze ondersteunt scholen en andere dienstverlenende organisaties in veranderprocessen gericht op het werken vanuit de bedoeling. Binnenkort gaat ze voor een half jaar naar Kaapstad.


Geef hieronder uw reactie op dit nieuwsitem

Leave this one empty:
Naam:
Don't fill in data here:
Reactie:
Don't put anythin in here:
CAPTCHA Image

Corjan - vrijdag 25 augustus 2017

Ook erg persoonlijk, mooi.

Paulien - vrijdag 25 augustus 2017

@Corry: uiteraard! Benieuwd naar de reacties daarop. Fijne vakantie alvast.

Corry - donderdag 24 augustus 2017

Top! Perfecte boodschap. Ik ga eind september op vakantie mag ik hier een voorbeeld aan nemen?