In het boek The Smell of the Place dat ik samen met Merlijn Ballieux schreef, houden we een pleidooi om leidinggevenden hun sturing vorm te laten geven langs ‘zien’, ‘bewogen worden’ en ‘in beweging komen’. Deze drieslag zorgt gezamenlijk voor een natuurlijke modus operandi. De kracht ervan is dat menselijkheid, bewogenheid en geraaktheid voor zeker een plaats krijgen binnen je sturing.
Deze drieslag begint met zien. Dat veronderstelt dat sturing begint door in de praktijk vooral regelmatig te gaan … kijken. Of je nu een hele organisatie aanstuurt, manager bent voor meerdere afdelingen of leidinggeeft aan een team, in alle gevallen is het belangrijk om aanwezig te zijn, om te kijken en te luisteren naar wat medewerkers bezighoudt en waar ze in hun werk tegen aanlopen, gegeven de opgaven die er liggen. Dit is iets anders dan de jaarlijkse werkbezoeken, die toch vaak als koninklijke bezoeken worden ervaren.
Heb je het over aanwezigheid, dan gaat het over aanwezig zijn in het echte werk, in de leefwereld van de medewerkers, want daar wil je zijn om te zien, te luisteren, te voelen en in te leven hoe die opgaven wel of niet bereikt worden. Daarnaast is het belangrijk om beschikbaar te zijn voor medewerkers die jou willen spreken.
In deze column wil ik iets langer stilstaan bij dat begrip ‘koninklijke bezoeken’. Er is sprake van een ‘koninklijke bezoek’ als iedereen weet dat er iemand van hoger management langs gaat komen. In dat geval zul je iedereen keurig in de plooi zien staan, vind je vooral opgeruimde bureaus terug en mag je ervan uitgaan dat de werkelijke, dagelijks beleefde situatie vooral uit beeld blijft. Andersom gesteld: grote kans dat het beeld dat je krijgt dan geen verband meer houdt met de echte dynamieken en wat er daadwerkelijk speelt.
Het liefst wil je een laagdrempelige situatie creëren waar je tijdelijk als ‘fly on the wall’ alles – dus hoe het er in het echt aan toe gaat – in je op kunt nemen. Dat alle verhalen gedeeld worden, dat je zicht houdt op alle menselijke grillen en een beeld ontwikkelt over die plekken vol eventuele onnodige complexiteit. Weet je een informele sfeer te creëren, dan helpt dat om daar echte glimpen van op te vangen. Een dagje meedraaien helpt ook. Mensen kunnen zich immers niet eindeloos anders voordoen dan ze zijn. Pas als het je lukt om een laagdrempelige situatie te creëren, ben je in staat om van mensen dingen te horen die anders niet snel op vergaderingen besproken worden.
Maar wat nu als je zelf – letterlijk – van koninklijken bloede bent? Niet dat zoveel van de lezers nu blauw bloed zullen hebben, maar het gaat me hier om het gedachte-experiment: welke impact zou je hoe dan ook nog kunnen bereiken? Hoe zou je zo’n bezoek toch betekenisvol kunnen laten zijn?
Het bijzondere is dat ik koningin Maxima zelf in een interview een aantal jaar geleden iets belangrijks hoorde zeggen. Uitspraken die onderschreven hoe ze haar interventiekracht overeind houdt, juist bij haar eigen letterlijke, koninklijke bezoeken aan tal van organisaties.
Ten eerste hoorde ik de erkenning bij koningin Maxima dat als de koninklijke familie op bezoekt komt, zij ook wel begrijpt dat alles en iedereen strak in de plooi staat. Ook gaf koningin Maxima toe dat het daadwerkelijke bezoek zelf niet het moment is waarop er fundamenteel iets verandert in organisaties. Dat tijdens zo’n bezoek vooral de vorm vaak leidend is. Het werkbezoek dat verandert in een reeks formaliteiten. Ik stel me mensen voor die als knipscharen hun ideaalorganisatie tonen, met als gevolg dat je geen zicht krijgt op hoe het er werkelijk aan toe gaat in deze organisaties…
Toch weet koningin Maxima zelfs via haar koninklijke bezoeken interventies te genereren en organisaties een duwtje te geven in de gewenste richting. Een richting die goed is voor mensen en die de nodige impact genereert. Tijdens het interview dat Matthijs van Nieuwkerk (in 2021 alweer) met koning Maxima had, gaan ze in de tijd terug naar de periode dat Ban Ki-Moon nog secretaris-generaal van de Verenigde Naties was en hij in zijn beginjaren Maxima heeft aangesteld als speciale gezant. Over deze rol als speciale gezant hoor je de voice-over vertellen:
‘Als speciale gezant moet zij [Maxima, GW] ervoor zorgen dat mensen in de ontwikkelingslanden meer toegang krijgen tot financiële diensten (…), zoals geld overmaken met je mobiel; met één druk op de knop in plaats van een dag onderweg zijn.’ En even later vervolgt deze zelfde voice-over: ‘Een royal die een erebaantje krijgt. We zien het vaker. Meestal onschuldige representatie en fijn voor de royal in kwestie’. Dan komt de opvolger van Ban Ki-moon, António Guterres, in beeld en hoor je hem zeggen: ‘In het geval van koningin Maxima is duidelijk dat haar betrokkenheid voortkomt uit oprechte inzet voor het welzijn van mensen.’ In het interview met Van Nieuwkerk legt koningin Maxima verder uit hoe zij haar rol invult: ‘Wat ik moet doen is heel goed voorbereid zijn en dat weet de andere kant ook; die weet dat we het over echte zaken gaan hebben. En het grappige is: vóórdat ik kom, dan gebeuren de meeste dingen. Want ja, “we gaan niet aan de koningin vertellen dat we niks gedaan hebben”. Dus ik probeer heel veel momentum te creëren vóór mijn bezoek, want dan weet ik: dan gaan ze zaken op orde stellen. (…) Het zijn trotse landen, dus die willen echt niet zeggen: ja, daar hebben we niks aan gedaan.’ [1]
Het gaat er dus om dat je eerst al heldere afspraken hebt gemaakt met elkaar. Afspraken die in ieders belang zijn. Afspraken waarover je duidelijk maakt dat je daar binnenkort graag een update van krijgt. Dat je wilt terugzien welke progressie er geboekt is. Hoe het management aan de afgesproken topics heeft gewerkt, wat men concreet heeft gedaan, waar men tegenaan is gelopen, hoe men ervoor gezorgd heeft dat de medewerkers betrokken zijn geweest bij die verandering, welke impact men bereikt heeft en welke positieve veranderingen je daar – vandaag de dag, bij een werkbezoek – concreet van terug kunt zien op een alledaagse werkdag…
Dus zelfs als je van koninklijken bloede bent, kun je voorkomen dat je werkbezoek eindigt in een ‘koninklijk bezoek’ waarin anderen vooral een professionele poppenkastvoorstelling voor je spelen.
Ja, koningin Maxima leerde me dat je – zelfs als koningshuis – wel degelijk wat in de melk te brokkelen hebt. Ook al ligt het zwaartepunt van die macht en invloed vooral vóór je fysieke komst.
Guido van de Wiel (Wheel Productions) is organisatiepsycholoog, (schrijf)coach en ghostwriter. Hij is onder meer verbonden aan de Veranderbrigade. Deze zomer is het boek The Smell of the Place (i.s.m. Merlijn Ballieux) direct op nummer 1 gekomen bij managementboek.nl. Eerder schreef hij boeken zoals Durf het verschil te maken, Van meetbaar naar merkbaar, van duurzaam naar dierbaar en Organiseren met toekomst.
www.wheelproductions.nl
[1] https://www.npostart.nl/nos-maxima/17-05-2021/POW_05065585 (bij: 55 minuten).